Сменный рапорт — это документ, на основании которого составляют отчет за определенный период времени и от точности его заполнения фактически зависит достоверность всей системы учета. Форма сменного рапорта устанавливается инструкциями по эксплуатации данного ведомства и содержит данные, характеризующие выполняемую работу, выработку по плану и фактическую, рабочее и полезное время, а также общую продолжительность простоев и их причины.
В рапорте указывают фактический расход топлива и смазочных материалов, установленный путем замера топлива в баке до и после окончания рабочей смены.
Все неисправности и аварии фиксируют в специальных актах, которые поступают вместе с ремонтируемой машиной в мастерскую. На обороте актов отмечают данные о прохождении ремонта и его стоимость.
Сменный рапорт заполняется машинистом по окончании смены и подтверждается мастером или производителем работ. Участковый механик на основании сменного рапорта дает указания машинисту и дежурным слесарям об устранении обнаруженных дефектов.
Выполнение ремонтных работ производится на основании наряда-задания.
Необходимые для ремонта материалы выдают по специальному требованию.
Оба эти документа подписывает механик. На особо сложных машинах, как например, экскаваторы, кроме рапорта машиниста ведется специальный журнал, в который заносятся данные из рапорта, и, кроме того, данные о состоянии машины при передаче ее бригаде следующей смены.
О сдаче и приемке машины делают запись в журнале с подписью механиков обеих смен.
После оформления сменного рапорта и подписания его участковым механиком, он поступает к учетчику, заполняющему на основании рапорта месячную карточку учета, которую составляют на каждую машину, за каждый месяц.
В конце месяца по карточке подводят итог.
