К каждому плану-графику должны быть приложены расчеты трудоемкости ремонтов и потребности в рабочей силе, материалах, запасных деталях и оборотных узлах. Все плановые документы составляются по формам, устанавливаемым инструктивными материалами по эксплуатации машин, действующими в данном министерстве (ведомстве).
Для повседневного контроля за выполнением плана работы и запроектированных последним показателей, а также оперативного устранения неполадок и отклонений от плана, в каждом подразделении должен быть организован оперативный учет.
По данным учета составляют отчет для вышестоящих организаций о выполненных работах.
Хорошо организованный учет должен быть по возможности прост и в то же время своевременно и систематически освещать следующие вопросы: типы и количество работающих машин; физический объем выполненных работ с характеристикой условий работы (грунты, дальность возки и т. п.); использование машин по времени и причины простоев; характер неисправностей и аварий; расход эксплуатационных материалов; состав и квалификация обслуживающего персонала; расход рабочей силы, материалов, запасных деталей и оборотных агрегатов и узлов на техническое обслуживание и ремонт машин.
Основным учетным документом является сменный рапорт о работе машины, а для транспортных машин — путевой лист, который заполняют ежесменно по каждой машине или агрегату.
